روش ۵ چرا چیست؟
روش ۵ چرا یک تکنیک ساده و قدرتمند برای ریشهیابی مشکلات است. این روش با پرسیدن مکرر سؤال “چرا؟” (معمولاً پنج بار یا تا جایی که به علت اصلی برسیم)، به جای پرداختن به علائم سطحی مشکل، به شناسایی علت ریشهای (Root Cause) میپردازد.
این روش منشأ اصلی خود را از سیستم تولید تویوتا (Toyota Production System) و فرهنگ “کایزن” (بهبود مستمر) میگیرد.
مفهوم اصلی: هر مشکلی در سطحی ظاهر میشود (علائم)، اما این مشکل در واقع ناشی از یک زنجیره از علل است که به یک علت اصلی ختم میشود. با رفع آن علت اصلی، از تکرار مشکل جلوگیری میشود.
چه کاربردی دارد؟
کاربرد اصلی روش ۵ چرا در حل مسئله و بهبود فرآیندها است. برخی از مصادیق خاص آن عبارتند از:
· عیبیابی مشکلات فنی: مثلاً چرا یک ماشین روشن نمیشود؟
· تحلیل خطاها و اشتباهات در فرآیندها: چرا یک سفارش با تأخیر ارسال شد؟
· بهبود کیفیت: چرا نرخ شکایت مشتریان در مورد یک محصول خاص افزایش یافته است؟
· حل مسائل تیمی و ارتباطی: چرا پروژه X از برنامه عقب افتاده است؟
· کاربرد در زندگی شخصی: چرا همیشه دیر به محل کار میرسم؟
این روش برای مشکلات با سطح پیچیدگی متوسط که عوامل انسانی و فرآیندی در آنها دخیل هستند، بسیار ایدهآل است. برای مشکلات بسیار پیچیده و سیستمی، ممکن است نیاز به روشهای پیشرفتهتری مثل تحلیل علت ریشهای (RCA) یا نمودار ایشیکاوا (استخوان ماهی) باشد.
روش انجام روش ۵ چرا (گام به گام)
انجام این روش بسیار ساده است و میتواند به صورت فردی یا تیمی انجام شود. انجام تیمی آن به دلیل داشتن دیدگاههای مختلف، معمولاً نتایج بهتری دارد.
گام ۱: تیم را تشکیل داده و مشکل را به دقت تعریف کنید.
· افرادی را انتخاب کنید که با فرآیند مربوطه آشنایی مستقیم دارند.
· مشکل را به وضوح و بر اساس واقعیتها بنویسید. (مثلاً: “میزان خرابی قطعه X در خط تولید ۱۵٪ افزایش یافته است.”)
گام ۲: اولین “چرا” را بپرسید.
· از خود بپرسید: “چرا این مشکل اتفاق افتاد؟”
· پاسخ باید بر اساس واقعیت و دانش باشد، نه حدس و گمان.
· پاسخ را در زیر مشکل بنویسید.
گام ۳: به پرسیدن “چرا” ادامه دهید.
· پاسخ هر سؤال “چرا”، مبنای سؤال “چرا”ی بعدی قرار میگیرد.
· این کار را ادامه دهید تا به علت ریشهای برسید. این علت، نقطهای است که اگر آن را حذف یا اصلاح کنید، از تکرار مشکل جلوگیری میشود.
· عدد “۵” یک قاعده سفت و سخت نیست. ممکن است با ۳ سؤال یا ۷ سؤال به علت اصلی برسید. هدف، توقف در علت ریشهای است.
گام ۴: اقدامات اصلاحی را تعریف و اجرا کنید.
· پس از شناسایی علت ریشهای، اقداماتی برای حذف یا کنترل آن تعریف کنید.
· مطمئن شوید که این اقدامات قابل اجرا و اندازهگیری هستند.
· مسئول و مهلت انجام هر اقدام را مشخص کنید.
گام ۵: نتایج را پیگیری و کنترل کنید.
· پس از اجرای اقدامات، بررسی کنید که آیا مشکل واقعاً برطرف شده است یا خیر.
· در صورت لزوم، اصلاحات بیشتری انجام دهید.
یک مثال کاربردی (فرضی)
مشکل: درخت جلوی خانه پژمرده شده است.
1. چرا درخت پژمرده شده؟
· پاسخ: چون به اندازه کافی آب دریافت نکرده است.
2. چرا به اندازه کافی آب دریافت نکرده؟
· پاسخ: چون سیستم آبیاری خودکار آن کار نمیکند.
3. چرا سیستم آبیاری خودکار کار نمیکند؟
· پاسخ: چون شیر برقی (سولنوئید) کنترل کننده آن سوخته است.
4. چرا شیر برقی سوخته است؟
· پاسخ: چون در محفظه آن نفوذ آب شده بود.
5. چرا نفوذ آب اتفاق افتاده بود؟
· پاسخ: چون درپوش ضدآب محفظه در طی تعمیرات قبلی شکسته بود و تعویض نشده بود. (علت ریشهای)
اقدام اصلاحی: تعویض درپوش ضدآب محفظه شیر برقی و بازبینی دورهای تمام درپوشهای مشابه.
همانطور که میبینید، اگر تنها به “چرا”ی اول اکتفا میکردیم، فقط درخت را آبیاری میکردیم و مشکل دوباره تکرار میشد.
