مشارکت collaboration :

کار کردن با یکدیگر برای خلق و ایجاد چیزی جدید، با داشتن یک دیدگاه و هدف مشترک. نکته کلیدی تلاش برای ایجاد چیزی جدید به صورت غیر فردی می­ باشد و چیزی که آنها را در کنار هم به عنوان تیم نگه می­دارد هدف و دیگاه مشترک است.

لغت مشارکت collaboration ، جدیدا در اخبار و رسانه­ ها به عنوان یک واژه مهم به کار می ­رود.

 

هماهنگی coordination :

به اشتراک گذاری اطلاعات و منابع به طوریکه هر یک از طرفین می­تواند نقش خود را در حمایت از یک هدف متقابل به انجام برساند. هماهنگی در مورد کار گروهی در اجرای طرح است و ایجاد و خلق چیز جدید نیست.

 

همکاریcooperation :

در جایی مطرح می­گردد که افراد از منابع و اطلاعات خود برای هدف همدیگر استفاده کنند و یک هدف ندارند! ممکن است نتیجه ساخت چیز جدیدی باشد، اما از نتیجه­ی کار و تلاش تیمی نیست بلکه کاملا شخصی است.

 

هر 3 مدل جنبه کار گروهی هستند اما با هم تفاوت دارند.

 

معمولا  از واژه­ مشارکت collaboration ، هماهنگی coordination  و همکاری cooperation  برای توصیف کار گروهی استفاده می­ شود. اما معنای آنها یکسان نیست و ما با استفاده­ی این کلمات به جای یکدیگر، معنای آنها را کم کرده و پتانسیل آنها را برای ایجاد فضای کاری قدرتمند کاهش می­ دهیم.

 

نمونه­ های موفق کار تیمی را می­توانیم در تیم­ های ورزشی، نظامی و حتی سیاسی مشاهده نماییم. همه تیم­های موثر و تاثیرگذار ویژگی­ های مشترکی دارند. اما بسته به هدف و نیت در نوع همکاری متفاوت می باشند.

 

نمونه ­هایی از کار تیمی موفق:

گوگل ( بنیان گذاران: لری پیج، سرجی برین)

گوگل همچنان عنصر اصلی افسانه ی دره سیلیکون می باشد، پیج و برین دانشجویان دوره ی دکتری دانشگاه استنفورد در یک اتاق خوابگاه این غول فناوری را ایجاد کردند، این کمپانی بیش از ۳۰۰۰۰ کارمند دارد و از تبلیغات آنلاین برای تبلیغ کالای بسیار مختلف و متفاوت استفاده می کند که سهم بزرگی از درآمد آن را ایجاد می کند. این زوج، اریک اشمیت را به عنوان مدیر اجرایی شرکت انتخاب کردند(که در حال حاضر رئیس است) اما در سال ۲۰۱۱ پیج مدیر ارشد اجرایی شرکت شد، برین نیز آزمایشگاه تحقیقات آینده گوگل ایکس را در دست دارد.

کار تیمی یک فرآیند همکاری بین اعضای تیم است که باعث بهبود کارایی و افزایش توانایی­ ها و ایجاد روابط انسانی موثر می­ شود. در کار تیمی افراد می ­توانند تجربیات خود را به اشتراک بگذارند و در نتیجه باعث افزایش دانش و مهارت ­های هر فرد شوند. در کار تیمی همکاری و هماهنگی بین اعضا، افطایش بهره ­وری و کاهش زمان و هزینه­ها را تجربه می­ کند. در این فرآیند، تقویت روحیه هم ­افزایی و همکاری نیز مشاهده می ­شود و با حضور چندین فرد، ایده­ های جدیدی برای پروژه به میان می­ آید. هم­چنین در کار تیمی، اعضا با بررسی گزینه­ های مختلف و بحث کردن، تصمیم بهتری درمورد پیشبرد پروژه یا کارهای محوله می ­گیرند. مسئولیت ­پذیری هر عضو در تیم نیز موجب هماهنگی و تعامل بهتر در این فرآیند می­ شود.

علاوه بر کاربرد در پروژه­ ها، کار تیمی به طور کلی به یک فرآیند همکاری و تعامل بین افراد با هدف بهبود کارایی و ایجاد روابط انسانی موثر اشاره دارد. تلاش برای بهبود این فرآیند همکاری و روابط انسانی، می­تواند در همه جوامع و محیط ­ها کاربرد داشته باشد. بنابراین، با ایجاد فرصت­ هایی برای کار تیمی در حوزه­­های مختلف می ­توان بهبود کارایی و روابط انسانی را در جوامع و سازمان­ ها تجربه کرد. در کل کار تیمی باعث ایجاد انگیزه و هماهنگی بین اعضای تیم می­ شود و توانایی پیشبرد پروژه را به شدت افزایش می­ دهد.

ماریسا مدیرعامل یاهو از تصمیم خود در مورد کارمندانش می­ گوید: برای تبدیل شدن به بهترین مکان کاری، ارتباط و همکاری ما نیاز به کارکردن دوشادوش یکدیگر داریم.

مایر معتقد است، هنگامی که ما با هم روابط بهتر و صمیمی ­تری داشته باشیم، بهتر هم می­توانیم کار کنیم.

این ایجاد ارتباط زمانی راحت­تر اتفاق می­ افتد که ارتباط چهره به چهره وجود داشته باشد. هماهنگی و همکاری برای انجام کار موثر و کارآمد ضروری است.

برخی تحقیقات نشان می­ دهد که ارتباط چهره به چهره تفاوت بزرگی ایجاد می­ کند. تصمیم خانم مایر ممکن است کار گروهی بهتری را بر اساس همکاری، ارتباط و هماهنگی ایجاد کند، اما مشارکت ایجاد نمی­کند مگر آنکه او فرهنگ آنرا ایجاد نماید.

 

گام­ های لازم برای تشکیل تیم حرفه ­ای:

• تعیین اهداف و اولویت ­ها:

باید اهداف و اولویت­ های پروژه را به دقت تشریح کنید و مشخص کنید چه مهارت ­هایی برای دستیابی به این اهداف نیاز است.

• تعین نیازهای تیم:

باید نیازهای تیم را شناسایی کرده و بر اساس آنها، اعضای تیم را با مهارت­ های موردنیاز انتخاب کنید.

• ساختاردهی تیم:

باید تعیین کنید که اعضای تیم به چه صورت با یکدیگر ارتباط برقرار کنند، چگونه تصمیم­ ها گرفته شوند و کدام فرد مسئول مقررات تیم است.

• تشویق همکاری:

باید تیم­ ها را تشویق کنید که با یکدیگر همکاری کنند و یادگیری و توسعه فردی را تقویت کنند.

• انجام آزمایش­های تیم:

باید به تیم فرصت­ هایی برای آزمایش و خطا داده شود تا بتوانند با بهترین شکل ممکن با هم همکاری کنند.

 

جدی گرفتن توصیه ­های مفید:

• تعیین ماموریتی برای اعضای تیم
• پیشرفت و بهبود پایدار
• تشویق اعضای تیم به همدلی و همکاری با یکدیگر
• ترغیب به گفتگو و به زبان آوردن افکار خویش و….
• حفظ هماهنگی و کارآمدی بین اعضای تیم در طول پروژه

انواع کار تیمی:

• تیم های موقت Ad hoc teams:

این تیم ­ها به طور کامل بای یک پروژه خاص تشکیل می­ شوند و پس از پایان پروژه، اعضای تیم دوباره به تیم­ های مختلف پیوسته و به کار خود ادامه می­ دهند.

 

• تیم­ های منظم:

این تیم ­ها به طور متناوب برای ایجاد وظایف مرتبط با دپارتمان یا بخش ­های خاص سازمانی تشکیل می­ شوند.

 

• تیم ­های عمومی:

این تیم ­ها بای پاسخ به نیازهای ویژه و به­ روز مشکلات مختلف در سازمان تشکیل می­ شوند.

 

• تیم ­های رسمی:

این تیم ­ها معمولا توسط مدیران سازمان برای حل مشکلات خاص تشکیل می ­شوند.

 

• تیم ­های خلاقیت:

این تیم ­ها با تولید ایده­ های خلاقانه و حل مسائل خاص تشکیل می ­شوند.

 

• تیم­ های شبکه ­ای:

این تیم ­ها از افرادی با تخصص­ های مختلف تشکیل می ­شوند و به دنبال کار با هم در توسعه یک محصول خاص هستند.

 

• تیم ­های کوچک:

این تیم ­ها از 3 تا 15 نفر تشکیل می­ شوند و تمرکز بر روی تحقیق و توسعه، مشاوره و تجزیه و تحلیل داده­ ها و گزارش ­دهی دارند.

 

چه زمانی مشارکت اهمیت دارد؟

در یک محیط که در آن وابستگی متقابل وجود ندارد، مشارکت collaboration برای ایجاد فرآیند خلاقیت ضروری نیست. در این محیط­ ها از طریق به اشتراک گذاری اطلاعات و منابع، خلاقیت به صورت انفرادی به وجود خواهد آمد، با این حال در یک سازمان که وابستگی وجود دارد، مشارکت collaboration سنگ بستر راه ­حل­ های خلاق و نوآورانه است.

همکاری با فرمان و دستور اتفاق نمی­افتد!

آیا مشارکت از طریق کار کردن از راه دور اتفاق می­افتد؟

مسلما، اگر(و این اگر بزرک است) رهبران و مدیران بتوانند محیط مناسبی را فراهم کنند و شیوه­ های رهبری را به کار گیرند و فرصتی برای گرد هم آوردن افراد برای مکالمات و دیدار گاه به­ گاه چهره به ­چهره ایجاد کنند، امکان­پذیر است. رهبری کردن در تیم­ های مشارکتی بر اساس احترام، اعتقاد و استفاده عاقلانه از قدرت است. مشارکت به طور طبیعی در سیستم ­های سنتی از بالا به پایین و محیط­ های سلسله مراتبی کنترل­ گرا رخ نمی ­دهد. مردم نیاز به آزادی برای قضاوت کار­های خود و فضایی برای آزمایش، شکست و یادگیری از اشتباهات و فرصت برای فکرکردن در کنار همدیگر، ارزش نهادن به دیدگاه ­های یکدیگر به منظور ایجاد ایده های خلاقانه دارند.

ایزو9001 یک استاندارد بین المللی برای سیستم های مدیریت کیفیت است که چارچوبی را برای سازمان­ها فراهم می­ کند تا یک رویکرد سیستماتیک برای مدیریت کیفیت ایجاد و حفظ کنند و اطمینان حاصل شود که نیازهای مشتری به طور مداوم برآورده می ­شوند.

خدمات مشاوره­ای مرتبط با ایزو 9001 می ­تواند به سازمان ­ها در پیاده سازی استاندارد و حفظ موثر انطباق با آن کمک کند. این خدمات معمولا شامل همکاری نزدیک به تیم مدیریت سازمان و کارکنان برای درک فرآیندهای جاری آن­ها، شناسایی زمینه­های بهبود و توسعه استراتژی­ هایی برای اجرای تغییرات لازم است.

کار تیمی نقش مهمی در مشاوره ایزو9001 ایفا می ­کند. موفقیت اجرای ایزو 9001 تا حد زیادی به همکاری و مشارکت فعال همه کارکنان در یک سازمان بستگی دارد.

تیم­ های مشاوره با بخش­ها و افراد مختلف همکاری نزدیکی دارند تا اطمینان حاصل کنند که همه نقش ­ها و مسئولیت­ های خود را در دستیابی به انطباق با استاندارد درک می ­کنند.

کار تیمی موثر در طی مراحل زیر اجرای ایزو 9001 ضروری است:

• برنامه ­ریزی: تیم مشاوره با تیم مدیریت سازمان همکاری می ­کند تا یک برنامه جامع برای اجرای ایزو9001 ایجاد کند. این شامل شناسایی اهداف کلیدی، تعیین جدول زمانی، تخصیص منابع و تعریف نقش­ ها و مسئولیت ­ها است.

 

• آموزش: کار تیمی در طول جلسات آموزشی که در آن کارکنان در مورد الزامات، فرآیندها و رویه ­های ایزو9001 یاد می­گیرند، بسیار مهم است. تیم­ های مشاور این جلسات آموزشی را تسهیل می­ کنند و اطمینان می­ دهند که همه کارکنان درک روشنی از نقش­ خود در حفظ استانداردهای کیفیت دارند.

 

• ترسیم نقشه فرآیند: مشاوران با بخش ­های مختلف همکاری نزدیک دارند تا فرآیندهای موجود را ترسیم کنند و زمینه ­های بهبود را شناسایی کنند. این امر مستلزم ارتباط و همکاری موثر بین اعضای تیم از بخش ­های مختلف برای اطمینان از مستندسازی دقیق فرآیندها است.

 

• پیاده سازی: در مرحله اجرا، کار تیمی ضروری است زیرا کارکنان با هم کار می­ کنند تا فرآیندها، رویه­ ها و کنترل­ های جدید موردنیاز ایزو9001 را اجرا کنند. همکاری بین تیم ­های مختلف، ادغام روان شیوه ­های جدید در عملیات روزانه را تضمین می ­کند.

 

• ممیزی: ممیزی­ های داخلی بخش جدایی ­ناپذیر از انطباق با ایزو9001 است. تیم­ های مشاوره اغلب به سازمان­ ها درانجام ممیزی ­های داخلی کمک می ­کنند تا سطح انطباق آن­ها با استاندارد را ارزیابی کنند. کار تیمی در طول این ممیزی­ ها برای اطمینان از ارزیابی دقیق و جامع بسیار مهم است.

 

به طور کلی، مشاوره ایزو 9001 برای اجرای موفقیت ­آمیز و حفظ استاندارد به شدت به کار تیمی متکی است. همکاری موثر بین مشاوران، تیم­ های مدیریت و کارکنان تضمین می­ کند که سازمان به اهداف کیفی خود دست می­یابد و به طور مداوم فرآیندهای خود را بهبود می­ بخشد.

کار تیمی در استقرار ایزو 9001 و ارزیابی فرآیند­های آن حائز اهمیت است. تیم ممیزی در واقع یک گروه کاری است که برای ارزیابی کیفیت، فرآیندها و فعالیت ­های مختلف سازمان کار می­ کنند. اهداف آنها بهبود عملکرد، شناسایی مسائل و هم چنین ارائه پیشنهادات و راهکار­های بهبود برای سازمان است.

در این راستا برای تیم ممیزی سعی می­ شود که از نیروهایی با تخصص­ های مختلف در مورد فرآیندها و مراحل مختلف کاری سازمان استفاده شود تا امکان ارائه نظر برای بهبود کل سازمان وجود داشته باشد. مسئولیت هدایت نظریات و ترتیب اثر دادن در خصوص نتایج تیم ممیزی، بر عهده مدیران سازمان است.

از جمله مزایایی که در نتیجه انجام ممیزی در سازمان­ها به دست می ­آید، شناسایی نقاط ضعف و قوت فرآیندهای سازمان است. این کار، به سازمان کمک می­ کند تا فرآیندها و عملکردهای خود را با ارزش بیشتری بهبود دهد و برای بهتر شدن وضعیت کیفیت و عملکرد، تغییراتی ایجاد کند.

هم­چنین، در اثر شرکت در تیم ممیزی، اعضای آن می­توانند تکنیک ­های جدیدی را برای تجزیه و تحلیل فرآیندها و ارزیابی کیفیت آنها، به دست آورند که در آینده بهبود کارکرد و توسعه سازمان را برای آنها فراهم می آورد.

تیم ممیزی کیفیت به سازمان کمک می­ کند تا مطمئن شود که نظام­ های پایدار ایمنی، بهداشت و محیط زیست در سازمان به کار گرفته شده ­است. این نظام­ ها برای اطمینان از ایمنی و سطح کیفیت بالا، حائز اهمیت هستند و تیم ممیزی می­تواند برا بهبود رعایت این نظام ­ها، نقش بسزایی ایفا کند.

هم­چنین، این تیم با با ارئه گزارش ­هایی درباره مواردی هم­چون اطلاعات جمع ­آوری شده، نتایج ارزیابی، نقاط ضعف و مزایای فرآیندها و هم­چنین توصیه ­های بهبود،

می ­تواند برای افراد اطلاعات بسیار مفیدی فراهم کند که در تصمیم ­گیری­ های آینده و بهبود فرآیندهای سازمان تاثیرگذار خواهد بود.

 کمیته راهبری ایزو9001 نقش مهمی در تضمین اجرای موفق و نگهداری سیستم مدیریت کیفیت ایزو9001 در یک سازمان ایفا می­ کند. این کمیته مسئول نظارت بر کل فرآیند، از برنامه ریزی تا اجرا، و اطمینان از برآورده شدن تمام الزامات استاندارد دارد.

یکی از جنبه های کلیدی کار گروهی موثر در کمیته راهبری ایزو 9001، ارتباط شفاف است. جلسات منظم باید برای بحث در مورد پیشرفت، رسیدگی به مسائل یا نگرانی ها و تصمیم گیری جمعی برگزار شود. این به همه اعضا اجازه می دهد تا مطلع بمانند و فعالانه در فرآیندهای تصمیم گیری شرکت کنند.

علاوه بر این، کار تیمی در کمیته راهبری ایزو9001 مستلزم تعهد مشترک به کیفیت است. همه اعضا باید وقف دستیابی و حفظ استانداردهای بالای کیفیت در سازمان باشد. این شامل ترویج فرهنگ بهبود مستمر و تشویق همه کارکنان به مشارکت فعال در طرح های مرتبط با کیفیت است.

برای تقویت کار تیمی موثر، تعیین نقش ها و مسئولیت های روشن بای هر یک اعضای کمیته ضروری است. این به جلوگیری از سردرگمی یا تکرار تلاش ها کمک می کند و تضمین می کند همه ی مشارکت های خاص خود را در دستیابی به انطباق با ایزو9001 درک می کنند.

به طور کلی کار تیمی موفق در کمیته راهبری ایزو 9001 برای اجرای یک سیستم مدیریت کیفیت موثر ضروری است. با تقویت ارتباطات باز، همکاری، تعهد به کیفیت و نقش های مشخص شده، سازمان ها می توانند اطمینان حاصل کنند که سفر صدور گواهی نامه ایزو 9001 آنها یک تلاش جمعی برای بهبود مستمر است.

 

کلام آخر:

مایکل جردن، اسطوره ی بسکتبال دنیا، در جمله ی معروفی می گوید: استعداد باعث برنده شدن در یک بازی می شود، اما کار تیمی جام قهرمانی را نصیب شما می کند.