خلاصه کتاب آموزش مدیریت فرایند برای مدیران
بی سوادان قرن 21 کسانی نیستند که نمی توانند بخوانند و بنویسند بلکه کسانی هستند که نمیتوانند بیاموزند، آموخته های کهنه را دور بریزند و دوباره بیاموزند.
الوین تافلر
در کتاب آموزش مدیریت فرایند برای مدیران در مورد جایگاه BPMS و مزیت هایی که این ابزار می تواند به همراه داشته باشد بطور ویژه بحث شده است. توضیح داده شده است که BPMS فقط یک ابزار نیست بلکه مانند لوکوموتیوی است که می تواند با خود یک رویکرد (مدیریت فرایند) را وارد سازمان کند.
مدیریت فرآیندهای کسب وکار، رویکرد چشمگیری است که به سازمان ها کمک می کند زمان و هزینه فعالیت های خود را کاهش دهند و با بازگشت سرمایه ارزش بیشتری به دست بیاورند.
اینکه آیا باید فرایندها را مستند و مدیریت کنید، یک سوال نیست بلکه یکی از الزامات همه کسب و کارها است. باید توجه ویژهای به مدیریت و مستندسازی فرایندها داشته باشید تا از اشتباهات انسانی فاجعه بار و عدم ثبات، پیشگیری کنید. همچنین باید مطمئن شوید که همه افراد دخیل در یک کسب و کار، فرایندها را می شناسند و اهمیت آنها را میدانند و دنبال میکنند. در ادامه نمونه ای به طور مثال مطرح می کنیم.
Triaster محاسبه کرد که میتواند با بهبود فقط یک فرایند سالانه بیش از 4۰۰ هزار یورو به دست آورد.
وقتی شروع به مستندسازی فرایندها می کنید، همیشه نیاز نیست که آنها را به طور کامل مهندسی مجدد کنید تا به روزرسانی شوند. بیشتر اوقات فقط کافی است تا فرایندها را به طور مرتب بازبینی کنید و بهبود و پیشرفت های کوچک ایجاد کنید. حتی بهبودهای اندک و کوچک، می تواند باعث صرفه جویی زیادی در زمان و هزینه شود. به خصوص در مورد فرایندهایی که غالبا تکرار می شوند.
شرکت Triaster در زمان کار کردن با یکی از مشتریان خود کشف کرد که فقط با بهبود یک فرایند که معمولاً با تواتر بالا انجام می شد، می توانست سالانه 4۰۰ هزار یورو صرفه جویی کند. فرایندی که از آن نام بردیم برای هر بار اجرا ۳۹۶ یورو هزینه داشت. با ایجاد برخی بهبودها، این هزینه به مقدار ۱۷۳ یورو رسید. این فرایند ۲۴۷ بار در سال در یک واحد کسب و کار تکرار می شد. این فرایند در مجموع ۱۸۱۲ بار در سال در کل شرکت تکرار می شد و در مجموع بیش از 400 هزار یورو با این بهبود، صرفه جویی شد.
البته بهبود در فرایندهای مختلف، ممکن است نتایج متفاوتی داشته باشد. مثلاً در بخش پشتیبانی، نتیجه سریعتری دارد.
همانطور که می دانید تقریباً تمام سازمان ها در کشور ما بصورت سلسله مراتبی و وظیفه محور اداره می شوند. لازم است در ابتدا نقاط ضعف سازمان های وظیفه محور یا ساختارهای سلسله مراتبی را به هم مرور کنیم. البته مواردی که در این نوشتار بیان می شود تنها برخی از نقاط ضعف اینگونه سازمان ها است:
تمرکز موضعی بر کارایی، بیگانگی کارکنان نسبت به خروجی مانع نوآوری و…
درخصوص مورد اول توجه شما را به یک مثال که شما هم شنیده اید جلب می کنم:
سه نفر بودند، یک نفر زمین را می کند، یک نفر لوله می گذاشت ویک نفر هم پر می کرد. یکبار مشاهده شد نفر اول زمین را می کند و نفر سوم پر می کند. علت را پرسیدند. آن دو نفر گفتند که نفر وسطی امروز مرخصی است و ما در حال انجام وظیفه خودمان هستیم. بله نفر اول و نفر سوم وظیفه خود را حتی به نحو احسنت انجام می دهند ولی خروجی نهایی و بهره وری کل به شدت پایین است. این عملکرد یک سازمان وظیفه محور است که در مقابل آن یک سازمان فرایند محور را می توان در نظر گرفت که خروجی و نتیجه نهایی حائز اهمیت است.
در یک جمله اگر بخواهیم بزرگترین مزیت غیر مستقیم مدیریت فرایند را بگوییم بهترین جمله عبارت است: فرایند DNA تمام سیستم های مدیریتی است.
این جمله به این معنی است که چنانچه بخواهیم انواع پروژه های توسعه ای را در سازمان انجام دهیم، مدیریت فرایند به عنوان یکی از گام های اصلی، اولیه و پیش نیاز آن پروژه توسعه ای به شمار می رود. به عبارت دیگر برای انجام بسیاری از پروژه های توسعه و بهبود، مدیریت فرایند لازم و پیش نیاز به شمار می رود.
استخراج لیست فرایندها یا به عبارت بهتر استخراج ساختار سلسله مراتبی فرایندها در فاز اول مدیریت فرایند یعنی معماری فرایندها انجام می شود. برای تعیین معماری فرایندها یا تعیین ساختار سلسله مراتب شکست فرایندها از ابزارهای مختلفی میتوان استفاده کرد.
منظور از کشف فرایند مدلسازی فرایندهای وضعیت موجود در سازمان است. لطفا توجه نمایید که از عبارت کشف استفاده شده است نه اختراع. به این معنی که فرایندها در سازمان وجود دارند حتی در سازمانی که در مورد فرایندهایش کار خاصی انجام نداده اند. یک تصویر گویاتر از هزار کلمه است. همین یک دلیل برای مدلسازی فرایندها کافی است منتها همانطورکه میدانید یکی از فازهای اولیه پروژه های مدیریت فرایند، مدلسازی است و مدل های فرایندی خوراک فازهای بعدی را فراهم خواهند نمود.
فاز تحلیل یکی از فازهای مهم مدیریت فرایند است و طبق گفته آقای بیل گیتز، مکانیزه کردن یک روال غلط، سرعت اشتباه کردن را بیشتر خواهد کرد. پس باید پیش از پرداختن به مکانیزاسیون، فرایندها را مورد تحلیل قرار داد و فرایندهای دارای مشکل را در مرحله بعد بهبود داده و مشکلات را برطرف نمود و سپس نسبت به مکانیزاسیون آنها اقدام کرد. البته این بدان معنی نیست که همه فرایندهای سازمان نیاز به بازطراحی و بهبود دارند و ذات مکانیزه کردن خود باعث بهبود فرایندها می شود. از سوی دیگر پس از مکانیزاسیون فرایندها با ابزارهایی نظیر BPMS، گزارشاتی به وسیله این سیستم ها در اختیار مدیران و افراد ذیربط با فرایند قرار خواهد گرفت که دیدگاه بسیار روشنی در خصوص بهبود فرایندها در آنها ایجاد خواهد کرد. به عبارت دیگر پس از اجرای فرایندها در نرم افزار BPMS و استفاده از گزارش های مربوط به بهبود فرایندها، میتوان گفت یک تحلیل بر اساس اطلاعات واقعی قابل انجام است.
چرا تمرکز دوباره روی فرایندهای کسب و کار و بازطراحی فرایندها مفید است. به یادآورید که فرایند کسب و کار، محصولات یا خدمات خاصی را برای ارائه به مشتریان ایجاد و سپس ارائه می کند. اگر کسی بخواهد کیفیت چنین محصول یا خدمتی را از دید مشتری بهبود دهد، مسلما بهترین روش برای انجام این کار بهبود فرایند کسب و کار است. برای مثال اگر بعضی از مواقع مشتریان دوست داشته باشند که از خدماتی که از شرکت خریداری کرده اند، زودتر از زمان تحویل آن استفاده کنند، منطقی است به فکر ساده سازی فرایند کسب وکار مورد بحث باشید. بدین ترتیب، یک سازمان مشتری محور در واقع یک سازمان فرایند محور است. شیوه طراحی مجدد فرایندهای کسب و کار، درباره بهبود کیفیت محصول و خدمات، از طریق فکر کردن و سازماندهی مجدد فرایندهای کسب وکار است.
هدف از مدیریت فرایند استانداردسازی گردش کارها و رویه روال های موجود در سازمان است بطوریکه هر شخص بصورت سلیقه ای با آنها برخورد نکرده و همه از یک وحدت رویه جهت اجرای رویه موردنظر برخوردار خواهند بود. در همین راستا کارکرد سیستم BPMS مکانیزه کردن فرایندهای سازمان است. یعنی فعالیت هایی که دارای تواتر و تکرار هستند درحالیکه نرم افزار اتوماسیون اداری مسئول مکانیزه کردن گردش کارهای غیرقابل پیشبینی است. در نتیجه به نوعی میتوان نتیجه گیری کرد که سازمان ها هم به سیستم هایی برای مکانیزه کردن گردش کارهای تکرارپذیر خود و فرایندها به ابزاری جهت مکانیزه کردن گردش کارهای موردی و تکرار ناپذیر نیازمند هستند.
