سازمان استاندارد جهانی ISO به دنبال یکسان سازی استانداردها در سطح جهان می باشد تا ارتباط بین کشورها در تجارت و ارتباطات آسان تر شود. سازمان ISO از کمیته های مختلفی تشکیل شده است که کار آنها، بررسی و تدوین استانداردهای مرتبط با آن کمیته می باشد. به دلیل یکپارچه سازی سیستم مدیریت که در آن سیستم های مدیریتی از طریق یک سیستم با فرآیندهایی که نیاز های هر استاندارد را پوشش می دهند، توسعه یافته، اجرا و نگهداری می شوند. در این مقاله قصد داریم تا شما را با مفهوم ممیزی و اینکه ممیزی چیست آشنا کنیم.
ممیزی یکی از اصول اصلی اجرا استاندارد در هر سازمانی است .
سازمان استاندارد جهانی در جواب این سوال که ممیزی چیست بیان می کند که فرآیند سیستماتیک مستقل و مستند برای کسب شواهد ممیزی و ارزیابی عینی آن برای تعیین میزان برآورده شدن معیار های ممیزی، به بیان ساده تر ممیزی برسی می کند سازمان مورد نظر با استانداردهایی که توسط سازمان استاندارد جهانی ابلاغ شده است تطابق دارند یا خیر .
ممیزی خود انواع مختلفی دارد که در مراحل مختلف اجرا استاندارد صورت می پذیرد که عبارت اند از :
-
ممیزی اول شخص یا ممیزی داخلی :
فرآیندی پویا و مستمر است برای کمک به سازمان، در جهت رسیدن به اهداف و خط مشی سازمان از طریق بررسی سیستماتیک فرآیندها که به منظور یافتن عدم انطباق ها و ریسک های موجود در سازمان انجام می گیرد. ممیزی داخلی توسط میزان آموزش دیده سازمان و یا شرکت های مشاور خارجی هستند که توسط سازمان استخدام شده است.
مراحل انجام ممیزی داخلی :
تعیین برنامه ممیزی سالیانه: برنامه ریزی ممیزی داخلی در ابتدا سال طوری طرح ریزی می شود که کلیه فعلیت ها سازمان حداقل یک بار در سال مورد ممیزی قرار بگیرد.
تعیین تیم ممیزی داخلی: به منظور ممیزی مدیریت افرادی را که الزامات لازم همچون آشنایی با الزامات ممیزی داخلی و آشنایی با الزامات ISO جهت ارزیابی سازمان را دارند انتخاب می کنند.
تهیه طرح ممیزی داخلی: در این برنامه ریزی زمان شروع و خاتمه نام فرآیند و ممیز کننده مشخص می شود.
تهیه چک لیست ممیزی داخلی: چک لیست مورد نیاز جهت ممیزی فرآیند را بر اساس استاندارد و نوع فرآیند طرح ریزی می شود.
انجام ممیزی داخلی: ممیزین مطابق با استاندارد های مرجع (ISO) فرآیندها را مورد پایش قرار میدهند و مشاهدات خود را در چک لیست ثبت می کنند. پس از انجام ممیزی داخلی گزارشی از ممیزی و پایش سازمان تهیه می شود و این سوابق باید حفظ و نگهداری شوند.
-
ممیزی دوم شخص یا ممیزی مشتری و کارفرما:
ممیزی دوم شخص در برخی از سازمان ها وجود دارد که علاوه بر الزامات قانونی و استانداردهای الزامی یک استاندارد درون سازمانی برای ذینفعان خود تعریف می کنند و بر اساس آن کیفیت محصولات یا خدمات مورد نظر را تضمین میکنند.
-
ممیزی سوم شخص و یا صدور گواهینامه (CB) :
ممیزی سوم شخص توسط شرکت هایی تحت عنوان CB که از جانب سازمان استاندارد جهانی مورد تأیید هستند انجام می گیرد. این شرکت ها در هر کشور نمایندگانی برای اعطا و یا تمدید گواهینامه اجرا استاندارد دارند که با مراجعه به سازمان درخواست کننده شرایط آن سازمان را پایش و ممیزی می کنند تا تطابق و عدم تطابق با استاندارد ها را مورد ارزیابی قرار دهند .
