این استاندارد بین المللی راهنمایی هایی را برای مدیریت کردن برنامه ممیزی، انجام ممیزی های داخلی و بیرونی در مورد سیستمهای مدیریت کیفیت و یا مدیریت زیست محیطی و همچنین شایستگی و ارزشیابی ممیزان ارائه می کند.
در واقع یک استاندارد راهنما بوده و فقط برای ممیزی سیستم کاربرد دارد این استاندارد به ما شرح میدهد که یک ممیز سیستم، باید چه شرایط والزاماتی داشته باشد تا بتواند سیستم را ممیزی نماید. برای این استاندارد گواهینامهای صادر نمیشود بلکه یک راهنما بوده تا ممیزی داخلی وخارجی سازمان بتوانند به کمک این استاندارد و سازمان خود را خیلی عالی و اثر بخش ممیزی نمایند.
استاندارد ایزو 19011 راهنما و شیوه نامهای برای مدیریت ارزیابیهای کیفیت و محیط زیست است، تیم ممیزی کیفیت به عنوان یک نیروی مهم در فرآیند ارزیابی کیفیت و محیط زیست مورد تاکید است و میتواند به عنوان یک تیم گرداننده در فرآیند ارزیابی کیفیت شرکت کند. این استاندارد به تیم ممیزی کیفیت، روشهایی را برای ارتباط با سایز ارکان سازمان و بهبود همکاری با آنها در فرآیند ارزیابی و اجرای استانداردهای کیفیت معرفی میکند.
ایزو 19011 ویرایش 2002 یک استاندارد بین المللی می باشد که مباحثی از جمله مدیریت، برنامه ریزی، اجرای ممیزی و شرایط احراز ممیزان را برای دو سیستم مدیریت کیفیت و مدیریت زیست محیطی تشریح و بیان میکند. این ایزو در همه سازمانهایی که احتیاج به هدایت مدیریت سیستم ممیزان داخلی و خارجی و یا مدیریت برنامه ممیزی دارند، قابل پیاده سازی میباشد.
استاندارد 19011 الزاماتی برای مدیریت برنامه ممیزی، اجرای ممیزیهای داخلی یا خارجی سیستمهای مدیریت کیفیت و یا زیست محیطی، و نیز تایید صلاحیت و ارزیابی ممیزان را ارائه میدهد. این استاندارد برای حوزه های گستردهای از کاربران بالقوه از قبیل ممیزان، سازمانهای مجری سیستمهای مدیریت کیفیت و زیست محیطی، سازمانهایی که به دلیل تعهدشان نیاز به اجرای ممیزی سیستمهای مدیریت کیفیت و یا زیست محیطی دارند و سازمانهای درگیر در امر آموزش یا صدور گواهینامه ممیزان (گواهی کردن/ ثبت کردن) سیستمهای مدیریت، و تایید صلاحیت یا استانداردسازی در حوزه ارزیابی انطباق در نظر گرفته شده است.
هدف آن بودهاست که خطوط راهنما در این استاندارد انعطافپذیر باشد. کارایی این راهنماها ممکن است برحسب فاکتورهایی مثل: اندازه، ماهیت و پیچیدگی سازمانهایی که مورد ممیزی قرار میگیرند، هم چنین اهداف و دامنه شمول ممیزیهایی که انجام میشوند، تفاوت داشتهباشند. در سراسر این استاندارد، راهنماییهایی تکمیلی یا مثالهایی از موضوعات خاص ارائه شده است.
استاندارد 19011 ISO رهنمودهایی را در مورد ممیزی سیستمهای مدیریتی شامل اصول ممیزی، مدیریت برنامه ممیزی، اجرای ممیزی های سیستم مدیریت و ارزیابی صالحیت افراد درگیر در فرآیند ممیزی ارائه می دهد.
این فعالیت ها شامل افراد مدیریت برنامه ممیزی،ممیزان و تیم های ممیزی است.
این سند برای کلیه سازمانهایی که نیاز به برنامهریزی و انجام ممیزیهای داخلی و یا خارجی دارند، قابل استفاده است.
راهنمای این سند همچنین میتواند به منظور خود اظهاری استفاده شود و میتواند برای سازمانهایی که در آموزش ممیز یا صدور گواهینامه پرسنل مشارکت دارند مفید باشد.
خلاصه ای از بندهای این استاندارد:
بند 4: اصول ممیزی کردن:
پیروی از اصول ممیزی یک پیش نیاز ضروری برای دستیابی به نتایج نهایی ممیزی است که منجر به کسب نتایج کافی و مرتبط با یکدیگر گردد و هم چنین باعث میشود ممیزان مستقل از یک دیگر کار کنند و به نتایج مشابهی برای وضعیت های مشابه برسند.( در واقع شرح اصول ممیزی)
- اخلاقیات: رازداری و امنیت اطلاعات
- ارایه منصفانه: التزام به گزارش دهی مبتنی بر واقعیت و دقیق
- رعایت نکات حرفه ای: پشتکار و قضاوت مناسب در ممیزی
- استقلال: مبنایی برای بیطرفی و موضوع گرا بودن نتایج ممیزی
- رویکرد مبتنی بر شواهد: روش منطقی برای دستیابی به نتایج قابل اعتماد و تکرارپذیر
بند 5: مدیریت کردن برنامه ی ممیزی:
برنامه ممیزی باید شامل اطلاعات و شناسایی منابع باشد تا ممیزی ها بتوانند به طور موثر و کارآمد در فرآیند مورد نظر انجام شوند. (در واقع راهنمایی درباره مدیریت برنامه های ممیزی)
- 1: کلیات: کارفرمای ممیزی بایستی اطمینان حاصل شود که برنامه ممیزی به طور موثر اجرا می شود.
- 2:گستره و اهداف برنامه ممیزی:
5.2.1: اهداف یک برنامه ممیزی: کارفرمای ممیزی بایستی اطمینان حاصل نماید که اهداف برنامه ممیزی برای هدایت برنامه ریزی و اجرای ممیزی ایجاد شده باشد. اهداف برنامه ممیزی بایستی با جهت گیری استراتژی و حمایت از سیاست های مدیریت و اهداف سیستم مدیریت سازگار باشد.
- اولویت های مدیریت
- مقاصد تجاری
- الزامات سیستم مدیریت
- الزامات قانونی، مقرراتی و قراردادی
- نیاز به ارزیابی تامینکننده
- الزامات مشتری
- نیازهای سایر طرفهای ذینفع
- مخاطراتی که سازمان با آن مواجه است.
5.2.2: گستره برنامه ممیزی: گستره برنامه ممیزی میتواند متفاوت باشد و این امر به اندازه، ماهیت و پیچیدگی سازمان مورد ممیزی وابسته است.
- مسئولیت ها، منابع و روش های اجرایی برنامه ممیزی: ریسک ها و فرصت های برنامه ممیزی سیستم های مدیریتی می توانند با موارد ذیل همسو باشند.
- برنامه ریزی
- منابع
- انتخاب تیم ممیزی
- ارتباطات
- اجرا
- کنترل بر اطلاعات مدون شده
- پایش، بازنگری و بهبود در برنامه ممیزی
5.3.1: مسئولیت های برنامه ممیزی:
- مشخص کردن اهداف و گستره برنامه ممیزی
- تعیین مسئولیتها، تهیه روش اجرایی ها و اطمینان از تامین منابع
- اطمینان از بکارگیری و تبعیت از برنامه ممیزی
- اطمینان از حفظ سوابق مناسب مرتبط به برنامه ممیزی
- پایش، بازنگری و بهبود برنامه ممیزی
5.3.2: منابع برنامه ممیزی:
توجه به موارد زیر هنگام شناسایی و تعیین منابع برای برنامهریزی:
- منابع مالی ضروری جهت جهت تهیه، اجرا، مدیریت و بهبود فعالیتهای ممیزی
- فنون ممیزی
- فرآیند های تامین شایستگی ممیزان، حفظ آن و بهبود عملکرد آنان
- گستره برنامه ممیزی
- مدت زمان مسافرت، اقامت و…
5.3.3: روشهای اجرایی برنامه ممیزی:
- طرحریزی و زمانبندی ممیزیها
- اطمینان از شایستگی ممیزان و راهبر تیم ممیزی
- انتخاب تیم های ممیزی مناسب و تعیین نقش ها و مسئولیت ها آنان
- انجام ممیزی ها
- انجام ممیزی های پیگیرانه بعدی در صورت ضرورت
- حفظ سوابق برنامه ممیزی
- پایش عملکرد و اثربخشی برنامه ممیزی
- گزارش دهی به مدیریت رده بالا در مورد دستاوردهای کلی برنامه ممیزی
- اجرای برنامه ممیزی:
- ابلاغ برنامه ممیزی به طرفهای ذی ربط
- هماهنگی و زمانبندی ممیزی ها و سایز فعالیت های مرتبط به آن
- ایجاد و حفظ فرآیندی برای ارزشیابی ممیزان و ارتقا پیوسته مهارت حرفهای آنان
- اطمینان از انتخاب تیمهای ممیزی
- تامین منابع لازم برای تیم های ممیزی
- اطمینان از انجام ممیزیها بر طبق برنامه ممیزی
- اطمینان از کنترل سوابق مرتبط به فعالیتهای ممیزی
- اطمینان از بازنگری و تایید گزارشهای ممیزی و اطمینان از توزیع آنها به کارفرمای ممیزی و سایر طرفهای مشخص شده
- اطمینان از ممیزی پیگیرانه بعدی برحسب ضرورت
- سوابق برنامه ممیزی: سوابق حاصل بایستی جهت اثبات اجرای برنامه ممیزی نگهداری شود و باید شامل:
- سوابق مرتبط به هر یک از ممیزی ها
- نتایج بازنگری برنامه ممیزی
- سوابق مرتبط به ممیزی کارکنان
- پایش و بازنگری برنامه ممیزی:
- پایش برنامه ممیزی
- ارزیابی انطباق با برنامه ممیزی، زمان بندی و اهداف
- ارزیاب بازخورد از مدیریت ارشد، ممیزی شوندگان، ممیزان و سایر طرفهای ذینفع
- ارزیابی توانایی تیم های ممیزی برای اجرای طرح ممیزی
- بازنگری برنامه ممیزی در فواصل زمانی مناسب
- گزارش نتایج به مدیریت ارشد
- مورد استفاده قرار گرفتن شاخصهای عملکردی جهت پایش مشخصات
- نتایج حاصل میتواند به انجام اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه و بهبود برنامه ممیزی منجر شود
بند 6: فعالیت های ممیزی: (راهنمایی در مورد نحوه انجام ممیزی و انتخاب تیم ممیزی)
| 6.1: کلیات: راهنمایی جهت طرح ریزی و اجرای فعالیت های ممیزی |
| 6.2: آغاز ممیزی |
| 6.2.1: تعیین راهبر تیم ممیزی |
| 6.2.2: تعیین اهداف، دامنه و معیارها |
| 6.2.3: تعیین امکان پذیر بودن ممیزی |
| 6.2.4: انتخاب تیم ممیزی |
| 6.2.5: برقراری نخستین تماس با ممیزی شونده |
| 6.3: بررسی مستندات: |
| 6.4: آماده شدن برای انجام فعالیتهای ممیزی در محل |
| 6.4.1: تهیه طرح ممیزی |
| 6.4.2: تعیین وظایف کاری تیم ممیزی |
| 6.4.3: آماده کردن مدارک کاری |
| 6.5: انجام فعالیتهای ممیزی در محل |
| 6.5.1: برگزاری جلسه افتتاحیه |
| 6.5.2: تبادل اطلاعات در طی ممیزی |
| 6.5.3: نقشها و مسئولیتها برای راهنماها و ناظران |
| 6.5.4: گردآوری و تصدیق اطلاعات |
| 6.5.5: ایجاد یافتههای ممیزی |
| 6.5.6: آماده نمودن نتیجهگیری نهایی ممیزی |
| 6.5.7: برگزاری جلسه اختتامیه |
| 6.6: تهیه، توزیع گزارش ممیزی |
| 6.6.1: تهیه کردن گزارش ممیزی |
| 6.6.2: تایید و توزیع گزارش ممیزی |
| 6.7: اختمام ممیزی |
| 6.8: انجام ممیزی پیگیانه |
بند 7: شایستگی های موردنیاز و لازم یک ممیز و فرآیندهای ارزشیابی ممیز:
- 1: کلیات
- 2: خصائل شخصی
- 3: دانش و مهارتها
- 4: تحصیلات، تجربه کاری، آموزش ممیز و تجربه ممیزی
- 5: حفظ و ارتقا شایستگی
- 6:ارزشیابی ممیز
