مصاحبه خروج چیست؟

مصاحبه خروج یا Exit Interview که به‌صورت مختصر به آن، جلسه EI نیز گفته می‌شود را می‌توان واقعی‌ترین گفت‌وگوی کارمند و سازمان دانست. جلسه خروج که یکی از انواع مصاحبه است و این جلسه بعد از اینکه تصمیم کارمند برای جدا شدن از سازمان قطعی شده است، انجام می‌شود و هدفِ مصاحبه این نیست که بتواند کاری کند تا نظر کارمند را تغییر دهد؛ بلکه همراه با آف بوردینگ، به‌دنبال ایجاد شناخت عمیق‌تر از سازمان و عارضه‌یابی علل خروج کارکنان از سازمان است.

هدف از مصاحبه خروج چیست؟

این جلسه می­تواند اهداف مختلفی داشته باشد که در ادامه به شرح مختصری از آن­ها خواهیم پرداخت:

• بهبود فرایند‌های منابع انسانی

کاربرد دیگر مصاحبه خروج، بهبود فرایند‌های منابع انسانی است؛ مانند امور آموزش، ارزیابی عملکرد، جانشین­پروری و تدوین سیستم حقوق و دستمزد و… . درست است که شرایط حقوقی، یکی از دلایل خروج کارمندان از سازمان است، اما قطعاً تنها دلیل خروج آنان نیست و اینکه بتوانیم در جلسه خروج، متوجه ضعف سایر فرآیندها و سیستم‌هایمان شویم، بسیار مهم است.

• کاهش ریسک

یکی از کاربردهای مهم مصاحبه خروج این است که این امکان را به سازمان می‌دهد که اگر کار غیراخلاقی یا غیرمنطقی با کارمند خود انجام داده، آن را جبران کند و جلوی خراب شدن برند کارفرمایی خودش را بگیرد، کارمندی که درحال خروج از سازمان است، ممکن است عصبانی یا ناراحت باشد و این هنر مصاحبه‌گر است که بتواند این خشم و ناراحتی را کنترل کند و اجازه ندهد که کارمند با این حالت از سازمان خارج شود.

• درک از کار

در جلسه خروج امکان اینکه با کاری که واقعاً در حال انجام است، آشنا شویم وجود دارد و می‌توانیم آن را با کاری که در جلسه استخدام آن را ارائه می­دهیم، مقایسه کنیم. هرچقدر فاصله بین “کاری که پرزنت می‌کنیم” و “کاری که واقعاً انجام می‌شود” کمتر باشد، می‌توانیم بگوییم درک بهتری نسبت به سازمان داشته‌ایم.

• بهبود فرآیند جذب و استخدام

یکی از کاربردهای مصاحبه خروج این است که با توجه به دیدی که نسبت به افرادی که از سازمان خارج می‌شوند پیدا می­کنیم، می‌توانیم به بهبود فرآیند استخدام کمک کنیم. ممکن است به این نتیجه برسیم که افرادی را با شایستگی‌هایی خاص استخدام نکنیم. شاید هم به این نتیجه برسیم که «نزدیکی محل سکونت به کار»‌، یکی دیگر از اولویت‌های استخدامی مجموعه باشد یا فرآیند ارزیابی و تست فنی را تقویت کنیم.

• بهبود حقوق و دستمزد

وقتی به یکباره می‌بینید که تمام مهندسین یک واحد با یک تخصص خاص در حال خروج از سازمان هستند و جایگزین کردن آنان نیز دشوار است و ماندگاری پایینی دارند، احتمالاً به فکر اصلاح سیستم حقوق و دستمزد خود می‌افتید. یکی از کارهایی که در مصاحبه خروج باید بررسی شود، در صورتی که خروج برای شرایط حقوقی بهتر باشد، این است که چقدر اختلاف بین حقوق پرداختی کارمند با حقوق پیشنهادی سازمان جدید وجود دارد. با درک این اختلاف و بررسی سایر رقبا است که واحد منابع انسانی می‌تواند درخواست اصلاح سیستم حقوق دستمزد را به مدیر عامل بدهد.

• درک سبک مدیریت

شناخت ازسبک­های مدیریت در یک واحد نیز از اتفاقات خوبی است که در مصاحبه خروج می‌افتد. اینکه متوجه شویم مدیر هرکدام از واحد‌ها واقعاً چطور برخورد می‌کند، چه نقاط ضعفی دارند و در چه حوزه‌هایی خوب عمل می‌کنند، به درک سیاسی شما از سازمان کمک می‌کند.

• بهبود استراتژی

دانش استراتژیک از کسب و کار می‌تواند نقطه درخشان در واحد منابع انسانی باشد که آن را از یک واحد صرفاً اجرایی به واحد استراتژیک و شریک سازمان تبدیل کند. در مصاحبه خروج این فرصت وجود دارد که از کارمند بپرسید به نظر او، سازمان در کجا درحال اشتباه است، چه فرصت‌های رشدی برای آن وجود دارد و اگر او به جای مدیر عامل بود، در چه موقعیت‌‌هایی بیشتر سرمایه‌گذاری می‌کرد. پاسخ‌‌هایی که شخص درحال خروج از سازمان می‌دهد، چکیده تجربه و مدت زمانی است که در سازمان مشغول به کار بوده و می‌تواند مفید باشد.

چه کسی مصاحبه خروج را انجام دهد؟

مصاحبه خروج معمولاً برعهده واحد منابع انسانی سازمان است، اما تحقیقات دانشگاه هاروارد نشان می‌دهد که بهترین عملکرد در مصاحبه خروج، زمانی ایجاد می‌شود که مدیر یک یا دو سطح بالاتر از شخص این مصاحبه را انجام دهد؛ زیرا خیلی زودتر اطلاعات به‌دست آمده در جلسه خروج را در سازمان اعمال می‌کند. علاوه‌بر این، کارمند با صداقت بیشتری در جلسه برخورد می‌کند. همچنین از نظر برند کارفرمایی نیز این سیگنال را به کارمند می‌دهد که خروج آن‌ها برای سازمان مهم است.

برخی سازمان‌ها هستند که مصاحبه خود را در دو مرحله برگزار می‌کنند. با این دید که در جلسه اول مصاحبه از شدت احساسات و احتمالاً خشم کارمند بکاهند و در جلسه دوم بتوانند با شفافیت و اطلاعات بیشتری با یکدیگر صحبت کنند. در چنین شرایطی، استفاده کردن از مشاور خارج از سازمان می‌تواند بسیار مؤثر باشد و مهم‌ترین دلیل آن، این است که این مشاور خارجی، هیچ پیش قضاوتی به آن شخص ندارد. شما می­توانید برای امور جذب و استخدام و تحلیل خروج کارکنان خود از کارشناسان شرکت OSP مشاوره دریافت نمایید.

در مصاحبه خروج چه سوالاتی را بپرسیم؟

در ادامه بهترین سوالاتی که می­توانید در مصاحبه خروج از آن­ها استفاده کنید را آورده­ایم:

• چه چیزی باعث شد تا به‌دنبال موقعیت شغلی جدید بگردید؟ (سبک کاری، حقوق، دیده نشدن، روابط نامناسب سازمانی، شرایط خانوادگی، نبود فرصت رشد، فرهنگ سازمانی، شرایط کاری)
• رابطه شما با همکاران و مدیران‌تان چگونه بود؟
• تا چه اندازه از استعداد و توانایی شما استفاده میشد؟
• چه چیزی را بیش از همه درباره کار یا سازمانتان دوست داشتید؟
• چه چیزی را از همه کمتر درباره کار یا سازمان دوست داشتید؟
• اگر شما به جای مدیر ارشد/مدیرعامل بودید، چه کاری برای بهبود شرایط سازمان انجام می‌دادید؟
• و….