برون سپاری چیست؟
اگر از ویکی‌پدیا بپرسید، برونسپاری را این‌طور برایتان تعریف می‌کند: «برونسپاری (Outsourcing) به واگذاری انجام فرایندها یا فعالیت‌های داخلی یک کسب‌وکار به یک تامین‌کننده‌ی خارجیِ تحت قرارداد مشخص اطلاق می‌شود.» بله حق با شماست! اگر چه این تعریف اشتباه نیست اما تا حد زیادی پیچیده و عصا قورت‌داده است! پس بیایید کمی خودمانی‌تر و راحت‌تر با این موضوع برخورد کنیم!
گاهی اوقات یک سازمان بعضی از فعالیت‌هایش را به شخص یا شرکتی بیرون از سازمان می‌سپارد که به این کار برونسپاری گفته می‌شود. این فرد یا شرکت هم موظف است طی مدت‌زمان مشخصی کارهای واگذارشده را انجام دهد.
گاهی به برونسپاری، قرارداد بیرونی هم گفته می‌شود. برونسپاری گاهی استخدام پیمانکاران مستقل و یا کارکنان اداری موقت را هم شامل می‌شود. البته جایگزین کردن موقتِ یک کارمند به جای کارمندی که به مرخصی رفته است، برونسپاری محسوب نمی‌شود!
ناگفته نماند که در کنار واژه‌ی برونسپاری، برون‌مرزسپاری هم وجود دارد. واژه‌هایی که معنی‌شان بسیار به هم نزدیک است اما تفاوت ظریفی با هم دارند. برون‌مرزسپاری درواقع سپردن بخشی از فعالیت‌های یک شرکت به فرد با شرکتی بیرون از مرز جغرافیایی و واقع در کشور دیگر است.
تاریخچه برون سپاری به کجا برمی‌گردد؟
برونسپاری آن هم از نوع برون مرزی‌اش به دهه‌های 1960 و 1970 میلادی در امریکا برمی‌گردد، زمانی که شرکت‌های نساجی امریکا قراردادهایی فرعی با شرکت‌های منسوجات آسیایی بستند. فعالیتی که در مورد کارخانه‌های کفش، اسباب‌بازی، قطعات خودرو و وسایل الکترونیکی هم ادامه پیدا کرد.
البته اولین شکل برونسپاری یعنی واگذاری فعالیت جمع‌آوری مالیات به پیمانکاران در زمان رومی‌ها را نمی‌توان نادیده گرفت.
در سال 1989 میلادی برای اولین بار از واژه‌ی برونسپاری استفاده شد. زمانی که شرکت کداک تصمیم گرفت فعالیت‌های فناوری اطلاعات را به یکی از شرکت‌های تابعه واگذار کند.
اواخر دهه‌ی 1990 برخی شرکت‌های امریکایی بخش از خدماتشان را به شرکت‌هایی در هند واگذار کردند. در دهه‌های بعد هم برونسپاری توسعه‌ی نرم‌افزار رونق گرفت و تا امروز برونسپاری پروژه در اکثر کشورهای دنیا به‌صورت درون‌مرزی و برون‌مرزی در حوزه‌ی برون سپاری تولید تا حوزه‌های مختلفی مثل فناوری اطلاعات، شبکه و ارتباطات از راه دور، منابع انسانی، مدیریت بیمه، تبلیغات، حسابداری و امنیت درحال انجام است.
مزایای برون سپاری پروژه چیست؟
کمک به تمرکز روی فعالیت‌های اصلی سازمان
وقتی یک شرکت در حال رشد است و پروژه‌های متعددی را قبول می‌کند به موازات آن پشت صحنه‌ی سازمانی آن شرکت هم افزایش پیدا می‌کند. این موضوع ممکن است باعث ناقص ماندن فعالیت‌های اصلی سازمان شود. برون سپاری فعالیت‌ها و پروژه‌های فرعی کمک می‌کند تا خللی به روند انجام پروژه‌های اصلی شرکت وارد نشود.
کاهش هزینه‌های سازمان
زمانی که یک شرکت بخشی از فعالیت‌هایش را برونسپاری می‌کند، هزینه‌های مربوط به استخدام کارمند مانند آموزش، نظارت مدیریتی، مالیات، بازنشستگی و… حذف می‌شود.
بازگشت سرمایه
وقتی شما در حوزه‌ی موردنظرتان فعالیت‌هایی را برونسپاری می‌کنید، بازگشت سرمایه به سازمانتان بیشتر می‌شود. شما حتی می‌توانید فعالیت‌هایتان را به جای یک نفر به یک تیم بسپارید. به این ترتیب، از انجام بهتر کارها و بازگشت سرمایه مطمئن خواهید شد.
بهبود شرایط در صورت کمبود فضا و نیرو
گاهی پیش می‌آید که کارها و فعالیت‌های شرکت تا حدی افزایش پیدا می‌کند که از عهده‌ی کارکنان خارج است در صورتی که بودجه یا فضای کافی برای استخدام نیروی جدید وجود نداشته باشد برون سپاری پروژه بهترین راه حل است.
کاهش ریسک
معمولاً هزینه‌های شروع یک کسب‌وکار بسیار زیاد است و از آنجا که افرادی که برون سپاری پروژه به آنها واگذار می‌شود تجربه‌ی زیادی در تشخیص درست و نادرست دارند خطر اجرای یک تصمیم غلط و تحمیل هزینه را بسیار کاهش می‌دهد.
بهبود کنترل عملیاتی
در یک سازمان معمولاً بخش‌هایی وجود دارد که خارج از کنترل است یا ضعف مدیریتی دارد. این موارد مهم‌ترین گزینه‌ها برای برونسپاری هستند. به‌این‌ترتیب با برون سپاری پروژه ، نیاز به مدیریت از بین می‌رود. از طرفی شرکتی که به آن پرون‌سپاری کرده‌اید ممکن است بتواند توانایی مدیریتی شرکتتان را بهبود بدهد.
بهبود توانایی کارکنان داخلی
گاهی ممکن است پروژه‌ی بزرگی به یک شرکت سفارش داده شود که از توانایی کارکنان آن شرکت خارج است در این صورت با سپردن پروژه به افرادی که از بیرون از شرکت می‌آیند هم می‌توان پروژه را به نحو احسن انجام داد و هم امکانی فراهم می‌شود تا کارکنان شرکت آموزش ببینند و توانایی‌شان در آن حوزه‌ی خاص افزایش پیدا کند.
معایب برون سپاری پروژه چیست؟
زمانی که شما پروژه‌ای را برونسپاری می‌کنید، مدیریت آن را هم به عهده‌ی فرد یا شرکت دیگری می‌گذارید و از این نظر کنترل مدیریتی پروژه را از دست می‌دهید.
وقتی شما برای برون سپاری پروژه با فرد یا شرکتی قرارداد می‌بندید جزییات خدماتی که قرار است برای شما انجام شود در آن قرارداد ذکر می‌شود و شما برای هر فعالیتی که قرارداد نیامده لازم است که هزینه‌ی بیشتری پرداخت کنید، به‌علاوه شاید لازم باشد وکیلی استخدام کنید تا جزییات قرارداد را به‌صورت کارشناسانه بررسی کند.
گاهی ممکن است در زمان برونسپاری پروژه اطلاعات محرمانه مثل دارایی‌ها و داده‌های شرکت نیز در اختیار فرد یا شرکت دیگری قرار داده شود که در این صورت احتمال فاش شدن اسرار شرکت بالا می‌رود. بنابراین باید پیش از برونسپاری، فرد یا شرکت مورد نظر را تمام و کمال ارزیابی کنید.
این احتمال وجود دارد که با برون سپاری پروژه تا حدی از کیفیت کار کاسته شود. البته همیشه این‌طور نیست! در صورتی این اتفاق می‌افتد که بدون بررسی لازم کار را به فرد یا شرکت ناشناس بسپارید که تنها به پول، سود و کاهش هزینه‌ها فکر می‌کند.
آیا برون سپاری با دورکاری متفاوت است؟
اینکه بدانیم سپردن کارها به بیرون از سازمان چه نیست هم به اندازه دانستن تعریف آن اهمیت دارد. مواردی که در ادامه بیان می‌کنیم، برون سپاری نیستند:
- زمانی که یکی از کارمندانتان برای مدتی نسبتا طولانی به مرخصی رفته و نیروی موقت جایگزین می‌کنید.
- وقتی کارمندان شرکت خودتان دورکار می‌شوند و کارهایشان را از خانه انجام می‌دهند.
- وقتی پروژه‌های سازمان را به فرد دیگری می‌سپارید، اما مثل یک کارمند با او رفتار می‌کنید؛ مثلا روی روند انجام پروژه به صورت کامل نظارت می‌کنید یا از او می‌خواهید در مدتی که با شما کار می‌کند، با مجموعه دیگری همکار نشود.
از آنجایی که بسیاری از افراد به اشتباه، فریلنسری را معادل دورکاری می‌دانند، تصور می‌کنند برون سپاری با انجام پروژه‌ها به صورت دورکار یکسان است.
اصطلاحاتی که باید درباره برون سپاری بدانید
حفظ وجهه حرفه‌ای در هر فرایندی اهمیت دارد و یکی از مسائلی که حرفه‌ای بودن شما را نشان می‌دهد، آشنایی با اصطلاحات فرایند مورد نظر است. اولین اصطلاحی که در این باره باید بدانید، واژه انگلیسی Outsourcing به معنی برون سپاری است. واژه OUT به معنی «بیرون» و Source به معنی «تأمین منابع» است. ترکیب این دو واژه، مفهوم برون سپاری را به درستی تعریف می‌کند:
اصطلاح برون سپاری به معنی تأمین منابع لازم برای برآورده کردن نیازها از جایی بیرون سازمان است.
سایر اصطلاحات مرتبط با این حوزه عبارتند از:
۱) Insource
بدین معنی است که فرایندی را برون سپاری نکنید و انجام آن را به کارکنان دورکار یا حضوری که در شما استخدام هستند، بسپارید.
۲) In-house
فرایندهایی که با این نام شناخته می‌شوند، لزوما باید در سازمان اجرا شوند و حتی امکان سپردن آنها به نیروهای دورکار هم وجود ندارد.
۳) BPO (Business Process Outsourcing)
به معنی فرایندهایی است که برون سپاری می‌شوند. جالب است بدانید که در حال حاضر بعضی از سازمان‌ها فقط در یک حوزه خاص فعالیت دارند و بخش‌های مربوط به آن حوزه در کسب و کارهای مختلف را انجام می‌دهند.
به عنوان مثال سازمان‌هایی که به عنوان مرکز تماس فعالیت دارند، کارشناسان پشتیبانی تلفنی را استخدام می‌کنند و فرایند پشتیبانی و پاسخگویی به مشتریان سایر کسب و کارها را برعهده می‌گیرند. در نتیجه مدیران به جای اینکه به دنبال کارشناس پشتیبانی تلفنی و راه‌اندازی مرکز تماس در سازمان خودشان باشند، این فرایند را به صورت کامل به سازمان دیگر واگذار می‌کنند.
۴) Offshore
این اصطلاح هم درباره سپردن کارها به افراد یا تیم‌هایی خارج از سازمان است. Offshore برای زمانی به کار می‌رود که شما فرایند مورد نظر را به تیمی خارج از مرزها واگذار می‌کنید. این روش چالش‌هایی مثل اختلاف زمان یا عدم ملاقات حضوری را به دنبال دارد، اما با رشد اینترنت و کسب و کارهای آنلاین، بسیار فراگیر شده است.
هند جزو فعال‌ترین کشورها در حوزه Offshore است. فریلنسرهای این کشور اغلب در سایت‌های خارجی فعالیت دارند و پروژه‌های مختلف را از کشورهای اروپایی و آمریکایی انجام می‌دهند.
چطور یک سازمان مناسب برای برون سپاری پروژه انتخاب کنیم؟
بعد از اینکه تصمیم گرفتید انجام یک پروژه را به نیروهای بیرون از سازمان بسپارید، باید افراد متخصص در این زمینه را پیدا کنید. این مسئله هم چالشی است که مدیران باید آن را پشت سر بگذارند. البته اگر دقت بالایی داشته باشید، فقط یک بار برای انتخاب انجام‌دهنده زمان می‌گذارید و بعد از آن برای هر پروژه، با همان فرد یا گروه همکاری خواهید کرد. در مقابل، اگر در انتخاب انجام‌دهنده دقت نکنید، مجبور می‌شوید چندین و چند بار این فرایند را تکرار کنید.
در ادامه به نکاتی که در انتخاب انجام‌دهنده مناسب به شما کمک می‌کند، اشاره می‌کنیم:
- نمونه کارهای انجام‌دهنده را به دقت بررسی کنید.
- پیش از عقد قرارداد، یک تسک را به صورت آزمایشی به انجام دهنده واگذار کنید یا مدت کوتاهی به صورت آزمایشی همکاری داشته باشید.
- در صورت امکان با کارفرماهای قبلی شخص یا تیم صحبت کنید و میزان رضایت آنها را جویا شوید.
- حوزه فعالیت و تخصص فرد یا تیم مورد نظرتان را بررسی کنید و مطمئن شوید امکان انجام همه وظایف مورد نظرتان را دارند.
- قرارداد دقیقی ببندید و در آن تمام انتظارات و اهدافتان را شفاف سازی کنید.
- از افراد متخصص در حوزه مورد نظرتان مشورت بگیرید. اگر پروژه را به فردی که می‌شناسید بسپارید، آسوده خاطر خواهید بود. حتی اگر آن فرد خودش هم پروژه را انجام نمی‌دهد، از او بخواهید شخص شایسته‌ای را به شما معرفی کند.
کلام آخر
در این مقاله توضیحات کاربردی درباره فرایند برون سپاری در سازمان ارائه دادیم. این شیوه کاری می‌تواند بهترین گزینه برای بازگشت سرمایه و انجام پروژه‌ها در کوتاه‌ترین زمان ممکن و با بالاترین کیفیت باشد. در این مقاله متوجه شدید که در علم مدیریت کاربردی، نکات جزئی بسیاری وجود دارد که باید آنها را یاد گرفت و به آنها توجه کرد. مدیران هستند که تصمیم می‌گیرند کدام فعالیت را به بیرون از سازمان بسپارند و برای کدام کار، نیروی تازه استخدام کنند؛ در نتیجه لازم است دانش و تجربه کافی در این زمینه را به دست آورند.
