5S یا نظام آراستگی محیط کار سیستمی است که به سازماندهی محیط کار و ایجاد فضایی کارآمد و ایمن کمک می‌کند. این سیستم با تکیه بر اصول پنج‌گانه مرتب کردن، نظم و ترتیب بخشیدن، پاکیزه‌سازی، استانداردسازی و پایداری، به افزایش بهره‌وری منجر می‌شود.
سیستم 5Sاز تصاویر و نمادها استفاده می‌کند تا به کارکنان نشان دهد که چه کاری را، چگونه باید انجام دهند؛ به این ترتیب کارمندان درک بهتری از وظایف خود پیدا می‌کنند و می‌توانند بهینه‌ترین راه‌ها را برای پیش بردن کارها پیدا کنند.
پنج مرحله نظام 5S :
5S سیستمی است که کارایی مجموعه را بهبود می‌بخشد و باعث صرفه‌جویی در زمان و هزینه می‌شود. اسم این سیستم به پنج مرحله پیاده‌سازی آن اشاره دارد. هر کدام از این مراحل که با حرف S شروع می‌شوند، در ادامه به صورت مختصر توضیح داده شده‌اند:
- Sort (مرتب کردن): موارد غیرضروری را از هر منطقه حذف کنید.
- Set in order (نظم و ترتیب بخشیدن): هرچیز را در جای خود قرار دهید.
- Shine (پاکیزه‌سازی): هر منطقه را به طور منظم بازرسی و تمیز کنید.
- Standardize (استانداردسازی): ۳ اصل اول را به عنوان استانداردی برای انجام کارها در رویه‌های عملیاتی خود بگنجانید.
- Sustain (پایداری): چرخه فوق را ادامه دهید تا به صورت یک عادت برای شما و کارکنان در بیاید.
5S پنج مرحله دارد و هر کدام از این مراحل که با حرف S شروع می‌شوند. این اصطلاحات در اصل از پنج کلمه ژاپنی گرفته شده است که در ادامه می‌توانید دلیل این نامگذاری را ببینید:
- Seiri (سیری)
- Seiton (سیتون)
- Seiso (سیسو)
- Seiketsu (سیکتسو)
- Shitsuke (شیتسوکه)
چک لیست 5S :
پس از اجرای اولیه 5S ، شرکت‌ها اغلب چک‌لیست‌هایی از مواردی که باید بررسی شوند تهیه می‌کنند تا از رعایت استانداردها و درست به‌کار بردن پیشنهادات این سیستم اطمینان حاصل کنند؛ این چک‌لیست‌ها را چک‌لیست‌های 5S نامیده می‌نامند. حفظ استانداردهای ایمنی و نظم و ترتیب در محیط کار می‌تواند چالشی مداوم برای کارکنان و مدیران باشد؛ چک‌لیست‌های 5S با ساده‌سازی فرآیندها در این موارد به کمک شما می‌آیند. در ادامه با چند نکته مهم درباره این چک‌لیست‌ها آشنا می‌شویم:
- چک‌لیست ممیزی 5S چک لیستی است که می‌توانید از آن برای بررسی نحوه اجرای نظام آراستگی در یک واحد تولیدی، یک انبار یا یک سازمان خدماتی استفاده کنید.
- دو ممیزی مختلف 5S هیچ‌گاه یکسان نیستند؛ به همین دلیل چک‌لیست‌ها می‌توانند ابزاری مفید برای کمک به اپراتورها باشند تا هیچ مرحله‌ای را در طول مسیر از قلم نیندازند.
- چک‌لیست متدولوژی 5S به شما کمک می‌کند فرآیندهای کسب‌وکار خود را بهبود بخشید و اعتبارتان را پیش مراجعین و کارکنان افزایش بدهید.
- این چک‌لیست همچنین به نظارت بر بهبود اجرای 5S از طریق نمودارهای راداری کمک می‌کند.
- چک‌لیست‌ها باید حاوی جزئیاتی درباره رویه‌هایی که قبل از شروع پروژه باید تکمیل شوند، باشند.
مرتب سازی
اولین گام برای پیاده‌سازی نظام 5Sاین است که محل کار خود را مرتب و هر چیز غیرضروری‌ای را حذف کنید. به این ترتیب شلوغی کاهش پیدا می‌کند و می‌توانید آنچه را نیاز دارید، سریع‌تر پیدا کنید و به کار ببندید.
نظم و ترتیب بخشیدن:
پس از مرتب کردن و دور ریختن فایل‌ها و لوازم اضافه، نوبت به ساماندهی کردن هر آنچه در محیط موجود است، می‌رسد. باید سیستمی برای تعیین جای نگهداری و چگونگی ساماندهی اشیا طراحی کنید. این مرحله تکمیل‌کننده مرحله قبل است و کمک می‌کند کارکنان آنچه را که نیاز دارند به آسانی و در کم‌ترین زمان ممکن پیدا کنند.
پاکیزه سازی:
قدم بعدی تمیز کردن محل کارتان است. این مرحله شامل گردگیری، جارو کردن و اطمینان از تمیز بودن تمام سطوح است. کار کردن در یک محیط تمیز لذت‌بخش‌تر است و به افزایش تمرکز و بازده کارکنان کمک می‌کند. علاوه بر این پاکیزه نگه داشتن محل کار، با کاهش انتشار میکروب‌ها جلوی بیماری کارکنان و مرخصی‌های اجباری ناشی از آن را می‌گیرد.
استاندارد سازی:
در مرحله چهارم باید با توجه به مراحل پیشین، قوانینی را برای نحوه انجام کارها تنظیم کنید و اطمینان حاصل کنید که همه از آن‌ها پیروی می‌کنند. در واقع در این مرحله باید شرایطی فراهم کنید که سه گام مرتب کردن، ترتیب بخشیدن و پاکیزه‌سازی به عنوان استانداردهایی برای تمام فعالیت‌ها جدی گرفته شوند.
پایداری:
آخرین گام حفظ روند توضیح داده شده در مراحل فوق، در گذر زمان است. مرتب سازی، ساماندهی و تمیز کردن محیط کار باید به صورت مداوم انجام شود تا با گذشت زمان دوباره انباشتگی و آشفتگی به وجود نیاید. پیاده‌سازی سیستم ۵s باید به بخشی از روال روزانه شما تبدیل شود تا بتوانید از مزایای آن بیشترین بهره را ببرید.
فواید 5S:
- با ساماندهی محل کار کارایی را بهبود می‌بخشد.
- ضایعات را کاهش می‌دهد و به شناسایی و رفع عیوب سیستم کمک می‌کند.
- ارتباطات مجموعه و نحوه همکاری با سایر سازمان‌ها را بهبود می‌بخشد.
- ایمنی و بهداشت را افزایش می‌دهد.
- روحیه و انگیزه کارکنان را تقویت می‌کند و از این طریق، باعث افزایش کارایی و تعهد آن‌ها می‌شود.
- استرس و اضطراب کارکنان را کاهش می‌دهد.
تمیزکردن یا مرتب‌کردن عمومی ممکن است مزایایی داشته باشد، اما نباید آن‌را با پیاده‌سازی نظام ۵S اشتباه بگیرید. سیستم ۵S مجموعه خاصی از پنج اصل مهم است که به کمک سازماندهی محل کار، به افزایش کارایی کارکنان و مجموعه منجر می‌شود. ۵S شامل پنج مرحله خاص است: مرتب‌سازی، نظم و ترتیب دادن، پاکیزه‌سازی، استانداردسازی و پایداری. مجموعه این مراحل برای سازماندهی محل کار و افزایش ایمنی و کارایی طراحی شده‌اند و به افراد امکان می‌دهند بدون اتلاف وقت، وظیفه خود را انجام دهند.
