رویکرد فرآیندی یا نگرش فرآیند محور (Process based Approach)  به این معنی است که به جای نگاه به جایگاه افراد در پیکره سازمان، به این مسأله توجه کنیم که در یک کسب و کار چه فعالیت‌هایی انجام می‌شود و برای هر فعالیت چه مسیر و فرآیندی را می‌توانیم تعریف کنیم.

فرآیندهای کسب و کار، مجموعه فعالیت‌هایی هستند که با یکدیگر ارتباط منطقی دارند. این فعالیت‌ها دارای یک یا چند ورودی هستند و برای رسیدن به یک نتیجه مشخص در کسب و کار با یکدیگر تعامل می‌کنند. خروجی این فعالیت‌ها در نهایت برای مشتریان، ارزش ایجاد می‌کند.

مزایای نگرش فرآیندی چیست:

• نگرش فرآیندی به ایجاد دیدگاه مشترک بین کارکنان سازمان کمک می‌کند.
• به چشم انداز سازمان، هویت و معنا می‌بخشد.
• به کارکنان برای شناخت جامع و دقیق وضعیت موجود سازمان کمک می‌کند.
• فرآیند گرایی باعث می‌شود کارکنان به یک تحلیل جامع از وضعیت سازمان دست پیدا کنند.
• وقتی تمام اجزا و قسمت‌های مختلف یک مساله شناخته شد، شناسایی عوامل موثر بر قسمت‌های مختلف به راحتی امکان پذیر خواهد بود. بنابراین، فرآیند گرایی، کارکنان را در انتخاب راه حل‌های مناسب و کلیدی یاری می‌کند.
• این نگرش «فرهنگ خود سنجی» را در سازمان ایجاد می‌کند.
• با شناخت کامل مشتریان، به ایجاد تعامل و ارتباط عمیق‌تر با آن‌ها کمک می‌کند.
• با مشخص کردن اجزای مختلف فرآیندها، امکان سنجش جامع را ایجاد می‌کند.
• نگرش افقی در سازمان ایجاد می‌کند.

تفاوت رویکرد فرآیندی و وظیفه ای چیست؟

تفاوت میان «وظیفه» و «فرآیند» مانند تفاوت «جزء» با «کل» است. وظیفه همان فعالیتی است که یک فرد انجام می‌دهد. در حالی که فرآیند، گروهی از وظایف به هم پیوسته است که با هم برای مشتری ارزش خلق می‌کنند.

بر اساس رویکرد وظیفه گرایی، یک سازمان از بخش‌های مختلفی تشکیل شده و وظایف مختلف در قالب این بخش‌ها سازمان دهی می‌شوند. نتیجه این رویکرد، تشکیل یک سازمان سلسله مراتبی با بخش‌های مختلف و وظایف تفکیک شده است.

اما در رویکرد فرآیندی، همان طور که قبلا اشاره کردیم، سازمان به عنوان مجموعه‌ای از عناصر به هم پیوسته و در حال تعامل در نظر گرفته می‌‌شود که یک هدف یا نتیجه مشخص را دنبال می‌کند. به بیان دیگر، در رویکرد تعاملی بخش‌های مختلف سازمان کار خود را از سایر بخش‌ها مستقل نمی‌دانند و هر بخش سازمان برای فعالیت به خدمات و محصولات سایر بخش‌ها نیاز دارد

با دیدگاه فرآیندگرایی تمام فعالیت‌های سازمان بر روی کسب نتایج مورد نظر و محصول نهایی متمرکز می‌شود.

باید بگوییم که رویکرد فرآیندی با تقسیم وظایف و نقش‌های مختلف سازمانی تضادی ندارد. تفاوت آن‌ها در نوع نگرش و تمرکز بر محوریت فرآیند و وظیفه است.

فعالیت‌های مورد نیاز جهت ایجاد رویکرد فرایندی:

1-تشخیص و شناسایی فرآیندها و انتخاب عنوان مناسب برای آن‌ها:

ابتدا باید فرآیندها را شناسایی کنید و برای آن‌ها نام و عنوان مناسب در نظر بگیرید. توجه داشته باشید که این مرحله بسیار حساس و مهم است. برخی از سازمان‌ها به اشتباه وظایف فعلی را به عنوان فرآیند در نظر می‌گیرند. معمولا در بیشتر سازمان‌ها بین 5 تا 15 فرآیند شناسایی می‌شود که بسته به نوع صنعت و نتیجه مورد انتظار مشتریان متفاوت است.

2-شناساندن اهمیت فرآیندها به همه افراد سازمان:

در مرحله دوم باید اهمیت فرآیندها را به همه مدیران، کارکنان و نمایندگان سازمان نشان دهید. به صورتی که نام فرآیندها، ورودی‌ها، خروجی‌ها و ارتباط میان فرآیندها برای همه افراد کاملا روشن شود. واژه «همه» در این مرحله اهمیت زیادی دارد. همه افرادی که قرار است فرآیندی را اجرا کنند اول باید آن را به خوبی بشناسند.

3-انتخاب معیار ارزیابی:

برای اینکه از کارکرد درست فرآیندها مطمئن باشید، باید بتوانید میزان پیشرفت آنها را اندازه گیری کنید. در این صورت برای ارزیابی به معیارهایی نیاز خواهید داشت. انتخاب این معیارها به عوامل مختلفی مانند نیازها و انتظارات مشتریان، نیازهای سازمان، هزینه فرآیندها و… بستگی خواهد داشت.

4-به کار گیری روش مدیریت فرآیندگرا:

یک سازمان فرآیند گرا باید بهینه سازی سازی فرآیندهای خود را به طور مستمر و پیوسته انجام دهد. خوب است بدانید که فرآیند محوری یک طرح موقتی و کوتاه مدت نیست، بلکه روشی دائمی و فراگیر است. بنابراین مدیران سازمان‌های فرآیند گرا باید بر اداره و پیشبرد درست فرآیندها و بهره گیری از فرصت‌ها در بهینه سازی آنها تلاش و نظارت کنند.

حال به بررسی رویکرد فرایندی در افزایش بهره وری میپردازیم:

در رویکرد فرآیندی به این نکته مهم توجه می‌کنیم که «هر کاری چگونه باید انجام شود» به این ترتیب متوجه می‌شویم که برای طراحی و پیاده سازی یک فعالیت، دقیقا چه مسیری را باید طی کنیم و واحدهای مختلف سازمان در کدام مراحل فرآیند درگیر می‌شوند.

بنابراین با وجود رویکرد فرآیندی، بسیاری از موانع و مشکلات سازمان برطرف می‌شود. همچنین با استفاده از این نگرش می‌توانید نسبت به هر فعالیتی که در سازمان انجام می‌شود، دید واضحی به دست آورده و آنالیزها را دقیق‌تر انجام دهید. به این ترتیب می‌توانید مطمئن باشید که افزایش بهره وری در بخش‌های مختلف اتفاق می‌افتد.