استانداردسازی فرآیندهای یک شرکت و دریافت استاندارد ایزو به عنوان یکی از شاخه های علم و فناوری محسوب می شود که موجب پیشرفت و بهبود فرآیندی شرکت شده و در نهایت منجر به توسعه صنعت و اقتصاد کشور می گردد. شرکت ها باید تلاش کنند تا سطح کیفیت خدمات و محصولات خود را افزایش دهند و در دنیای رو به پیشرفت و تکامل امروزی، سنتی باقی نمانند و در اندک ترین حالت ممکن بتوانند محصولاتی بهتر از رقبا توسط کیفیت بالاتر و دوام بیشتر ارائه نمایند.
اخذ گواهینامه ایزو یکی از مواردی است که هر شرکتی برای وارد شدن به بازار کسب و کار و پیشی گرفتن از رقبا در صنایع رقابتی امروزی، به آن نیاز دارد. اخذ این گواهینامه ها شامل مراحلی است که در ادامه به آن اشاره شده است. همچنین برای کسب اطلاعات بیشتر، دریافت مشاوره و پیاده سازی استانداردهای مدیریتی و همچنین آشنایی با مراحل اخذ گواهینامه استاندارد (ایزو) می توانید با کارشناسان باتجربه شرکت OSP تماس حاصل نمایید.
مراحل اخذ گواهینامه استاندارد (ایزو) شامل مراحل زیر است:
- گزینش استاندارد متناسب با شرکت خود
در ابتدای امر شما باید از تناسب استاندارد با شرایط شرکت خود اطمینان حاصل نمایید. به عنوان مثال سیستم مدیریت کیفیت ISO9001 اصول مشترکی با سایر سیستم های مدیریتی داشته و در تمامی صنایع و شرکت ها بدون توجه به نوع، تعداد تولیدات و غیره، کاربرد دارد. اگر شما برای اولین بار قصد استقرار و دریافت گواهینامه استانداردهای مدیریتی را دارید، به شما پیشنهاد می گردد که در ابتدا استاندارد ISO9001 را پیاده سازی کنید تا فرهنگ سیستم های مدیریتی در سازمان و کارکنان شما ایجاد گردد و سپس در جهت استقرار سایر استانداردها اقدام نمایید.
در صورتیکه شما آشنایی کامل با استانداردها ندارید، میتوانید در قسمت خدمات مشاوره در سایت https://ospco.net/ متن استانداردها را مطالعه نمایید.
شرکت مشاور مناسب شرکتی است که ارزش فرآیندهای شما را افزایش دهد. مشاوران مدیریتی به شما در پیاده سازی استراتژی ها و استانداردهای مناسبتان کمک می کنند. همچنین به خاطر داشته باشید که شرکت های مشاوره باید مستقل عمل نمایند و شرکت مشاورهای که هم سازمانتان را ممیزی می نماید و هم گواهینامه ایزو را صادر می نماید، شرکت معتبری نمی باشد و گواهینامه صادره از آنها قابلیت ردیابی و تایید اعتبار ندارد و این کار مخالف قوانین سازمان های اعتباردهی شرکت های گواهی دهنده می باشد.
توجه داشته باشید که همکاری با مشاور ایزو، به معنای کاهش یا حذف مسئولیت های کارکنان شرکت نمی باشد و صحیح آن است که کارکنان و مدیران با مشاوران استاندارد در تمامی مراحل پیاده سازی در ارتباط بوده و در این امر مشارکت نمایند.
- انتخاب شرکت صادرکننده گواهی (CB)
شرکت های CB معمولا قراردادهای ممیزی استانداردهای مدیریتی و صدور گواهی را برای چرخه 3 ساله تنظیم می کنند که در این قرارداد ممیزی صدور گواهینامه برای اولین سال و ممیزی مراقبتی را برای سال های آتی در نظر می گیرند. این شرکت ها اغلب ممیزی مراقبی را به صورت سالانه انجام می دهند ولی ممکن است برخی از آنها بازه های کوتاه تری (9 ماهه) در نظر بگیرند. این بازه های زمانی را با توجه به نوع محصولات/ خدمات شما و قوانین شرکت گواهی دهنده تعیین می کنند.
اما برای انتخاب این شرکت ها باید موارد زیر را مورد بررسی قرار دهید:
- محبوبیت CB
- اعتبار CB (در کشور خودتان و یا کشورهایی قصد صادرات به آنجا را دارید.)
- تجربه و سابقه ی ممیزی CB
- تعداد مشتریان CB در حوزه ی کسب و کار شما
- و….
- پیش ممیزی(ممیزی مرحله اول)
در این مرحله مدارک سیستم های مدیریتی بازنگری شده و فعالیت های موردنیاز جهت استقرار الزامات استاندارد و اخذ گواهینامه مورد بررسی قرار می گیرند و در نهایت گزارشی تهیه شده و به شرکت ارائه میگردد تا اقدامات لازم جهت رفع عدم انطباق ها صورت گیرد. در این مرحله نگران عدم انطباق های خود نباشید زیرا این موارد فقط جهت آگاهی شما تدوین گردیده و به عنوان مرحله پیشگیری از رد شدن در ممیزی نهایی است.
- ممیزی مرحله دوم
پس از انجام اقدامات لازم که در گزارش ممیزی داخلی مشخص شده بود، جهت اطمینان از اثربخشی سیستم مدیریتی، سازمان شما مطابق با الزامات استاندارد انتخابی شما، ممیزی نهایی انجام می شود. اگر سیستم پیاده سازی شده توسط شما با الزامات مطابقت داشته باشد، شرکتتان موفق به کسب گواهینامه می شود. اما اگر سیستم با الزامات مطبقت نداشته باشد، گزارش آن طی مقرارت مشخص در شرکت گواهی دهنده بصورت مکتوب اعلام شده و مطابق با قوانین شرکت گواهی دهنده اقدامات لازم انجام میگردد.
- بهبود مستمر و نگهداری سیستم
سخت ترین مرحله، نگهداری سیستم مدیریتی استاندارد میباشد. در این مرحله برای افزایش انگیزه و آگاهی کارکنان باید به طور مداوم برای آنها آموزش برگزار شده و از رعایت الزامات استاندارد و بهبود مستمر فرآیندها، اطمینان حاصل کرد. به همین منظور جلسات ممیزی داخلی، بازنگری مدیریت و اقدامات اصلاحی لازم به صورت منظم اجرا می گردد.
نگهداری سیستم در طی سال به شما کمک کیکند تا در ممیزی های مراقبتی موفق به تمدید گواهی خود شوید.
بسیاری از سازمان ها پس از اخذ گواهینامه به دلایل مختلفی مثل حمایت نکردن مدیریت، آموزش نامناسب، انگیزه نداشتن پرسنل، تغییر پرسنل متولی ایزو و… در دوره های مراقبتی گواهینامه خود را از دست می دهند.
